Jeg har fået en åbenbaring. Getting Things Done
Aldrig har jeg lært så meget ved at lytte til et seminar. Det var ikke en gang i real life, det var faktisk som lydbånd eller i hvert fald på min ipod i mp3 format. Hold da op der var mange, aha-oplevelser.
Guruen inden for time management David Allen
David Allen er en guru inden for time management, og jeg har nu fundet ud af hvorfor. Jeg vil forsøge at ridse nogle af de ting man lærer ned. Eller hele filosofien bag hans teorier er at man allerede gør tingene, man ved bare ikke hvorfor det er så vigtigt og hvordan man udnytter det maksimalt.
Getting Things Done er ikke nyt, det har faktisk eksisteret i over 20 år og David Allen har rejst verden rundt for at hjælpe topledere og store virksomheder med at få styr på deres tid.
Grundlæggende skriv alt ned
Det grundlæggende i hans teori er, at man skal få skrevet alt ned. Din hjerne er et fantastisk værktøj, men den kan kun klare at huske en vis mængde information ad gangen. Derfor bør man skrive alle sine tanker, ideer, opgaver og dets lignende ned.
Du kender det sikkert selv når du har kørt ud af motorvej E45 og sidder der med en helt fantastisk ide, en så god ide at du er helt sikker på, at du ikke vil glemme det når du kommer ind på kontoret. Når du så kommer til kontoret, så møder du lige sekretæren der husker dig på 2 aftaler du har om en time, du får lige en kop kaffe og en chat med en kollega og pludselig har du glemt alt om ideen. Når du så er på vej hjem fra arbejde og slapper af i bilen på E45 får du pludselig ideen igen, og nu overbeviser du dig selv om ikke at glemme den. Men hvad sker der når du kommer hjem til ungerne der hopper i armene, konen der beder dig om at gå ud med affaldet. Ideen er igen væk.
Hjernen kan ikke overkomme informationerne
Dette er årsagen til at den skal skrives ned. Din hjerne kan ikke overkomme alle de informationer du konstant bliver bombarderet med. Sådan en ide kan dukke frem igen lige når du skal til at sove, hvilket så gør at du ikke sover de næste par timer. Få det ned på papir, ud af hovedet og få din nattesøvn.
David Allen opfordrer til at man altid har et skriveredskab og blok papir til rådighed, lige meget hvor du går. Det kan også være en serviet, bare du husker at ligge den et sted hvor du bemærker den. Derfor vil han også at man render rundt med en plastiklomme, som man smider alle de små lapper papir i man får lavet i løbet af en dag eller uge. Det er fasen han kalder indsamling af oplysninger. Når du får en tanke, fat en pen og skriv det ned og smid det i plastlommen. Når ugen så er omme, skal du lave dit ugentlige gennemgang af alle de oplysninger du har indsamlet.
Al magt til listerne
Det er så her du skal i gang med at lave lister, hvilket er en anden grundpille i hans filosofi. Nogle ting kan du fx kun lave når du sidder ved en computer. Nogle ting kan du kun lave ved hjælp af mobilen. Andre ting kræver at du er derhjemme, andre at du er på kontoret.
Hele tanken er så, at du skriver de opgaver på de respektive steder. Fx at skrive et blogindlæg kan kun ske ved computeren derhjemme. Du kan kun ringe når du er i nærheden af et stille område med mobilen. Du kan kun købe blomster til konen når du er ude af huset.
Du kan fx lave lister som
- Ved computeren
- Ved computeren med internet
- På arbejde
- I hjemmet
- Mobilopkald
- Ærinder i byen
- Ideer til projekt
Dette er bare få eksempler og et bevis på, at du ikke kun skal lave en lang liste med ting. Det er tit der det går galt med planlægningen og en af David Allens begrundelser er, at hvorfor skal du tænke på at skrive et blogindlæg, hvis du alligevel ikke er i nærheden af en computer. Hvorfor skal du tænke på at pudse vinduer hvis du er ude i byen. Hvorfor tænke på at ringe til en leverandør hvis du sidder i biografen eller til en teaterforestilling. Du kan ikke gøre noget ved det, så ned på papiret med det og ud af hovedet.
Listen skal være en action list
Du skal ikke skrive navne og et mobil nummer ned, du skal skrive hvad du rent faktisk skal gøre for at få løst opgaven. Det hjælper ikke noget at skrive “Hans 12231234” på en seddel, for det glemmer du bare. Du skal skrive noget lignende “Ring til Hans 12231234 angående svar på hostingpris”. Om en uge kan du have glemt både hvem Hans er og hvorfor der står at du skal ringe til ham.
Du skal heller ikke skrive “udskifte vindue i huset”, hvis du ikke har et vindue endnu. Så er opgaven jo at anskaffe vindue hos byggemarkedet i stedet. Nogle opgaver kan endda være så store, at de kræver deres helt egen liste. Fx at afholde et seminar er et større projekt. Der skal du bruge din ugentlige gennemgang af oplysninger på at lave en undersøgelse af alle de opgaver det kræver for at lave det seminar. Hvad skal der bruges af materialer? Hvilke papirer skal med? Hvem skal kontaktes om hvad inden seminaret?
Selv det at udskifte et vindue derhjemme kan være et større projekt. Har du værktøjet der skal bruges. Har du vinduet? Ved du overhovedet hvordan man gør, har du en livline at ringe til?
Sørg for at det er actions du skriver ned og ikke hvad det færdige resultat er .
Getting Things Done er et must
Du må og skal eje dette redskab. Det er ikke bare i dit professionelle liv du har brug for at få styr på alle opgaverne, det er ligeså meget i dit privatliv. Det er måden hvorpå du kan få meget mere overskud i hverdage og få styr på dine ideer og tanker.
Jeg har praktiseret konceptet i et par uger nu og det har gjort vidundere for mig allerede. Jeg har en kinabog, hvor jeg har lavet ca. 10 lister, og den bog medbringer jeg nærmest overalt. Når jeg får en ide, pow, så skriver jeg den ned. Jeg har en liste med følgende:
- Ved computer online
- Ved computer
- På arbejde
- Ide til projekt (arbejdsprojekt)
- Iværksætterprojekter
- Ærinder
- Indkøb dette
- Blogindlæg – iværksætterbloggen
- Blogindlæg – webshop-hvordan.dk/blog
- Webshop Hvordan bogen
- Vigtige aftaler
Og mine tanker flagrer ikke så meget omkring længere. Førhen havde jeg en million ideer i mit hoved som skiftedes til at komme frem og have noget sige. Nu er det hele på papir i min kinabog og det er virkelig rart.
Getting Things Done har virkelig rykket noget ved min effektivitet og jeg tænker konstant over, er dette information relevant for mig, skal det på en liste, skal jeg gøre mere ved det eller skal det ud over kanten, væk fra tankerne.
Køb bogen, køb lydbåndet, lyt, læs, lær og udfør, du vil blive overrasket. De ting jeg har skrevet om her er kun en brøkdel af den viden der ligger i det materiale, for jeg har ikke en gang snakket om 2 minutters reglen, som er så essentiel og vigtig, men det vil jeg tage i et andet indlæg.
Find den på Amazon.com – Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
Find lydbogen som mp3 på Amazon.com – Getting Things Done: The Art Of Stress-Free Productivity
Kan anbefales kraftigt hvis du som mig kører meget eller har meget tid hvor du ikke kan lave andet end at lytte.
Eller find den på Amazon.co.uk – Getting Things Done