Kvartalsrapporten har ligget i din indbakke siden mandag.
Den tager halvanden time at lave. Det ved du godt. Alligevel er det blevet torsdag, og du har fundet en masse andre ting, der lige skulle ordnes først. Kaffemaskinen er afkalket. Skrivebordsskuffen er ryddet.
Det er præcis den slags opgave, jeg leder efter, når jeg er ude i virksomheder.
Ikke den store strategi. Ikke det nye system, som ledelsen har brugt et halvt år på at vælge. Den lille, kedelige ting, som ingen har skrevet ned nogen steder, og som bare bliver lavet, fordi den altid er blevet lavet.
Modellen fylder tre linjer
Jeg giver alle de virksomheder, jeg er ude hos, den samme lille model. Den er en del af det, vi i AI Hero kalder Procesjagten, og den kan bruges af alle. Også dem der aldrig har åbnet ChatGPT.
Du tager en opgave fra din uge og giver den tre karakterer fra 1 til 5:
- Hvor tit laver du den?
- Hvor lang tid tager den?
- Hvor træls er den? (jeg er jo jyde :-))
Så lægger du sammen. Alt over 9 er værd at kigge på.
Det lyder næsten for simpelt. Og det er sådan set hele pointen. En model, du skal på kursus for at forstå, bliver aldrig brugt en mandag morgen.
Et regnestykke fra en helt almindelig uge
Forestil dig, at du sidder med fire opgaver. De er opdigtede, men jeg tror sgu, du kan genkende dem.
Ordrer, der kommer ind på mail og skal tastes ind i et regneark. Det sker hver dag, så den får 5 for hvor tit. Hver gang tager det kun et kvarters tid, så 2 for tid. Og den er dælme træls, for du sidder og kopierer det samme felt over i den samme kolonne, igen og igen. Den får 4. I alt 11.
Kvartalsrapporten. Den kommer fire gange om året, så den får 1. Halvanden time giver 4 for tid. Og træls? Du har udsat den i tre dage. Det er en 5. I alt 10.
Strategidagen med ledelsen. Et par gange om året, så 2. Den tager en hel dag, så 5. Men du glæder dig faktisk til den. 1 for træls. I alt 8.
Kunder, der spørger om leveringstid på mail. Hver dag, så 5. Et minut eller to pr. svar, så 1. Lidt træls, fordi det er det samme svar hver gang. 3. I alt 9.
Så står du med to opgaver over stregen og én lige på den.
Læg mærke til, at den største opgave i hele ugen ryger ud. Strategidagen tager længst tid, men den kommer sjældent, og du kan faktisk lide den. Det er sjældent de store processer, der giver mest. Det er de små, kedelige, gentagne ting.
Og kundesvarene på 9? Dem ville jeg holde lidt i baghånden. Den slags opgaver har det med at fylde mere, end man lige tror, når man først begynder at tælle efter.
Træls er den vigtigste karakter
Af de tre karakterer er den sidste den vigtigste. Og den er også den eneste, ingen chef kan se på et regneark.
Hvor tit og hvor lang tid kan man måle. Træls kan man kun mærke. Det er den opgave, der får dig til at sukke, når du ser den i kalenderen. Den du gemmer til fredag eftermiddag og så alligevel skubber til mandag.
Jesper Hvejsel kalder det “dumt arbejde”. Det synes jeg egentlig er et rigtig godt ord for det. Og det skal fjernes, for det giver gladere medarbejdere. De får ikke mindre at lave. Tiden går bare til noget, de rent faktisk gider.
En lille nørdet sidebemærkning… I Matrix ser Neo den samme sorte kat gå forbi to gange. Han siger “déjà vu”, og Trinity forklarer, at et déjà vu er en fejl i Matrix. Det sker, når de ændrer noget.
Sådan har jeg det med de træls opgaver. Når du får déjà vu, fordi du sidder og laver præcis det samme som i sidste uge, så er det en fejl i Matrix. Og det er dér, AI skal ind.
Én time hver uge er ikke bare én time
Det her er den del, folk tit overser.
Når du har fundet en opgave over 9, er det fristende at tænke “nå, den sparer mig vel en time om ugen”. Det lyder ikke af meget.
Men en time sparet hver uge er en time sparet hver uge resten af dit arbejdsliv.
Og nogle gange er det faktisk bare en times opgave at få det sat op. Så har du byttet én time én gang mod én time hver uge. Det er en ret god handel.
Det svarer lidt til at få en ny kollega, der elsker at kopiere ordrer fra mails over i et regneark. Hun bliver ikke træt, fordi klokken nærmer sig fire, og hun beder aldrig om at få lov at lave noget sjovere. Du kigger bare med og tjekker, at det ser rigtigt ud.
Prøv den på din egen uge
Gør det i dag. Tag en kuglepen og bagsiden af en kuvert, hvis det er det, der ligger nærmest.
Jeg tør godt vædde på, at du finder mindst tre opgaver over 9.
Så kommer det svære. At vide, at en opgave er træls, er ikke det samme som at vide, hvordan AI skal tage den. Det er her, det hjælper at have en med, der allerede har optimeret den slags opgaver før.
Ja ja… det lyder som et salgstrick, når det kommer fra en AI konsulent. Det ved jeg godt :-) Men det går altså bare hurtigere, når nogen har prøvet det før. Det er det, Procesjagten går ud på, når jeg er ude i virksomhederne. Vi finder opgaverne sammen og regner på dem.
Vil du se, hvad der sker bagefter, så kig forbi AI-udvikling. Eller skriv til mig, hvis du sidder med en opgave over 9 og gerne vil have den væk.